02 / 典型場景

公司秘書變更，誰核實、何時放行

GembaOS 是企業 AI Agent 的治理執行平台：以政策判定權限、以綁定參數的單次放行令授權每一個動作、以可追責的簽署鏈記錄人的審批，部署於企業本地機房或私有 VPC。此場景是公司秘書的變更受理：客戶公司委任或更換董事、搬遷註冊辦事處、重要控制人有變，秘書公司要在限期內核實文件、做好客戶盡職審查、記入登記冊並遞交表格。

限期只有 15 天，時間都花在哪裏？

委任或停任董事、公司秘書，須在 15 日內向公司註冊處交付 ND2A（公司註冊處常見問題）。多數公司亦須備存重要控制人登記冊。填表本身不難，花時間的是追文件：同意書未簽、身份證明未交、地址證明過期。代客戶處理公司秘書事務的持牌人，另要做客戶盡職審查並保存記錄。

AI 可以幫忙填表和提醒，但被問到「這次變更由誰核實、何時放行」時，答案往往散落在電郵和試算表裏。GembaOS 把這一步變成一張有簽名、有記錄的審批單。

	以往	使用 GembaOS
客戶提出變更	電郵加附件，再轉給同事	一張工單：客戶本人的原話，以及從登記系統讀到的變更申請
追收同意書	「麻煩再寄一次」	客戶工單上的補件輪次，附截止日期
盡職審查	另一個團隊、另一份清單	合規主任在同一張審批單上附結論簽署
放行	某人記得已經處理	一張審批單，列明每位簽署人的結論與理由
記入登記冊	事後手動更新	在放行令下寫入一次，寫入前重新讀取變更申請

委任新董事，一步一步怎樣走？

步驟	誰	記錄甚麼
1. 提出	客戶公司的聯絡人指明變更申請，說明內容	原話；只能指明自己公司的變更
2. 路線	系統讀取變更申請，起草審批單	事實（變更類別、表格、生效日、法定限期、距限期日數、盡職審查剩餘日數、風險評級）與路線
3. 結論	公司秘書以「需要出任同意書」簽署	結論把審批單退回，並向客戶開一輪補件
4. 補件	客戶在工單上上載已簽署的同意書	輪次、檔案、送達時間
5. 重新提交	同一張審批單，重新讀取	自上次查看以來的變化：新檔案、已答覆的輪次
6. 簽署	公司秘書（文件齊全）、合規主任（盡職審查通過）	兩個結論組成的簽署鏈
7. 執行	系統在放行令下執行	變更記入登記冊，表格標為待遞交；遞交由人完成

控制點在哪裏？

在記錄與結論。這宗變更做甚麼（變更類別、要遞交的表格）是變更申請本身的欄位，不由簽署人選；系統執行前一刻重新讀取，簽署後記錄被改過，審批單即退回，登記冊不會寫入。簽署人只能從 playbook 定義的結論中選擇：「有疑點」令合規主任加入，「需要加強盡職審查」向客戶索取資金來源與股權架構。客戶只看到自己的申請、被要求的文件和回覆，看不到簽署人的備註。

GembaOS 不做制裁名單篩查，也不代替持牌人判斷。它做的是把每宗變更的事實擺在簽署人面前，並記錄誰在甚麼時候簽了甚麼。