02 / 典型場景
採購例外申請，理由留在記錄上
GembaOS 是企業 AI Agent 的治理執行平台：以政策判定權限、以綁定參數的單次放行令授權每一個動作、以可追責的簽署鏈記錄人的審批，部署於企業本地機房或私有 VPC。此場景是採購例外：員工需要在規則以外採購（單一供應商、目錄以外、超出預算），要答的問題是誰同意、根據甚麼、為甚麼。
目錄以外的採購，何時算例外，由誰決定？
路線由 GembaOS 從採購申請讀到的事實決定：金額、尚餘預算、附上的報價數目、供應商是否已登記。在額度與預算之內、三份報價、已登記的供應商，只需採購專員簽署；其他情況加上財務總監。每位簽署人簽署前從封閉清單中選一個會簽結論，下一位簽的是結論，而不是一串電郵。
| 以往 | 使用 GembaOS | |
|---|---|---|
| 申請 | 一張表格，加上圍繞它的電郵往來 | 一張工單，載有採購申請的現狀與申請人的原話 |
| 補充報價 | 回覆一句「再多兩份」 | 申請人工單上附截止日期的補件請求 |
| 供應商條款 | 轉寄的合約，不知何時回覆 | 採購專員的結論要求時，法務緊接簽署 |
| 決定 | 某人收件匣裏的「批准」 | 一張審批單，載有每位簽署人的結論與理由 |
| 標記例外 | 事後人手更新 | 重讀採購申請後，在單次放行令下只寫入一次 |
報價只有一份，會怎樣？
| 步驟 | 由誰 | 記錄甚麼 |
|---|---|---|
| 1. 申請 | 員工寫下自己的採購申請編號與理由 | 原話；不能指定別人的採購申請 |
| 2. 路線 | 系統讀取採購申請並起草審批單 | 事實（金額、預算餘額、報價數目、供應商登記、距需要日期的天數）與路線 |
| 3. 結論 | 採購專員以「需補充報價」簽署 | 結論令審批單退回，並發出補交報價的請求 |
| 4. 報價 | 申請人在工單頁上載 | 補件輪次、檔案、送達時間 |
| 5. 重新提交 | 同一張審批單，重讀後提交 | 採購專員的自上次查看以來：新檔案、已答覆的補件 |
| 6. 簽署 | 採購專員（「理由成立，條款交法務」）、法務、財務總監 | 載有三個結論的簽署鏈 |
| 7. 執行 | 系統在放行令下執行 | 先與簽署人看過的內容比對，再標記例外一次 |
核心控制點在哪裏？
在結論與路線。簽署時不能略過結論，也不能選 playbook 沒有定義的結論。「需法務審閱」令法務加入路線；「條款需修改」則退回經辦人。申請人只看到自己的申請、被要求的文件和回覆，看不到簽署人的備註。例外要在重讀採購申請、確認與簽署內容一致之後才標記。
GembaOS 不會尋找拆單。它做的是把每一宗申請的事實擺在每位簽署人面前，並記錄誰簽了哪一張審批單。
實機畫面
開始需要甚麼？
- 現行的採購規則：甚麼算例外，哪一類由誰批。
- 讀取採購申請的權限，以及標記例外的一個操作（經 REST 或 SQL Adapter）。
- 各角色簽署時選用的結論，用貴公司自己的用語。
- 經貴公司身份系統登入，確認申請人是本人。
本文回答的問題
單一供應商採購例外由誰批准？
由貴公司授權表指定的人。隨附的 playbook 中，採購專員為每一宗例外附結論簽署；超出額度或預算、報價不足或新供應商，財務總監亦須簽署；採購專員要求時，法務亦會加入。
報價不夠三份怎麼辦？
採購專員以結論「需補充報價」簽署，審批單便退回，申請人的工單會收到補交報價的請求。報價送到後，同一張審批單連同新檔案與補件記錄重新提交。
GembaOS 能偵測拆單嗎？
GembaOS 不會尋找拆單。它按每一宗申請本身的事實（金額、預算餘額、報價數目、供應商是否已登記）決定路線，每位簽署人簽署前都看到這些事實。
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