02 / 導入シナリオ

購買の例外申請を稟議で決める

GembaOS は、AI エージェントを職務権限規程・稟議・監査のもとで運用するための実行基盤です。ポリシーによる権限判定、パラメータに紐づくワンタイム許可証、人の承認記録を、オンプレミスまたはプライベート VPC 上で提供します。このシナリオは購買の例外申請です。一社購買、カタログ外、予算超過。規程の外で買う必要があるとき、誰が、何を見て、なぜ認めたのかを残します。

例外の購買申請は、誰がどう決めるのか？

経路は、GembaOS が購買依頼から読み取る事実で決まります。金額、残っている予算、添付された見積の数、取引先が登録済みか。限度額以内・予算内・三社の見積・登録済みの取引先なら購買担当の押印だけで足り、それ以外は経理部長が加わります。押印する人は押印の前に選択肢から所見を選ぶため、次の人はメールのやり取りではなく結論の上に押印します。

	これまで	GembaOS では
申請	申請書と、それをめぐるメールの往復	購買依頼の現状と申請者本人の言葉を載せた一件の作業票
相見積の追加	返信で「あと二社お願いします」	申請者の作業票に期限付きの補正依頼
取引先の約款	転送された契約書に、いつか返事が来る	購買担当の所見が求めれば、法務がすぐ後に押印
決裁	誰かの受信箱にある「承認します」	全員の所見と理由が入った稟議書一枚
例外の登録	後から手作業で更新	購買依頼を読み直したうえで、ワンタイム許可証のもとで一回だけ

相見積が一社分しかなかったら？

手順	誰が	記録されるもの
1. 申請	社員が自分の購買依頼番号と理由を書く	本人の言葉。他人の購買依頼は指定できない
2. 経路	ランタイムが購買依頼を読み、稟議を起票	事実（金額、予算残、見積数、取引先登録、必要日までの日数）と経路
3. 所見	購買担当が「見積の追加が必要」で押印	所見により稟議が差し戻され、見積の補正依頼が出る
4. 見積	申請者が作業票ページから提出	補正の回、ファイル、届いた日時
5. 再提出	同じ稟議を読み直して	購買担当の前回閲覧以降の変化：新しいファイル、回答済みの補正
6. 押印	購買担当（「一社購買は妥当、約款は法務へ」）、法務、経理部長	三つの所見が入った押印チェーン
7. 実行	ランタイムが許可証のもとで	押印者が見た内容と購買依頼を照合してから、例外を一回だけ登録

管理ゲートはどこにあるのか？

所見と経路です。所見を飛ばして押印することはできず、playbook が定めていない所見も選べません。「法務の確認が必要」なら法務が経路に入り、「条件の修正が必要」なら担当者へ差し戻されます。申請者に見えるのは、自分の申請、求められた書類、そして回答だけで、押印者のメモは見えません。例外は、購買依頼を読み直し、押印された内容と一致していることを確かめてから登録されます。

GembaOS は分割発注を探しません。できるのは、一件ごとの事実を押印する全員の前に出し、誰がどの稟議に押印したかを残すことです。